Elite IT
Vi er forretningsnørder og softwaresnedkere med en
stærk passion for forretningsprocesser og Business Central
Projektstyring
Hvad er projektstyring og hvorfor er det vigtigt for virksomheder?
Projektstyring vinder stadig mere indpas i virksomheder i alle størrelser. Virksomheder er ofte kendetegnet ved stor faglig ekspertise og kompetence hos de enkelte medarbejdere. Dette sætter virksomheden i stand til at levere dens ydelser og services effektivt og konkurrencedygtigt. Derfor er faglighed og kompetence hos medarbejderne meget vigtigt, og typisk bruger virksomhederne mange ressourcer på at udbygge og vedligeholde medarbejdernes faglighed og kompetence.
Ofte er en serviceydelse eller en leverance til en kunde dog karakteriseret af, at der er mange forskellige individuelle færdigheder og medarbejdere der skal i spil, for at kunden opfatter hele leverancen og dermed virksomheden som en succesfuld leverandør. Det er her projektstyring og projektledelse kommer i spil og bliver vigtig. Der findes mange begreber som dækker området, det kan være projektkoordinering, projektledelse, projekthåndtering medvidere, men typisk kan et projekt defineres som følger:
Projektstyring og definition på et projekt
Et projekt er en unik opgave som kræver en fælles indsats af flere personer og eventuelt maskiner og hjælpematerialer. Det består af en række delopgaver eller underopgaver. Projektstyringen består i at planlægge og koordinere de forskellige aktiviteter inden for projektet. I en virksomhed vil et projekt omfatte nogle typiske elementer:
- Projektdefinition – en beskrivelse af hvad projektet skal løse, hvilke projektmål er opstillet
- Organisation – hvem er deltagere og hvilke roller har disse deltagere i projektet, her tales ofte om den såkaldte interessentanalyse som definerer hvilke interessenter der er relevante for projektet. Det kan både være projektdeltagere og eksterne parter
- Projektplan – en tidsplan for udførelsen af de forskellige opgaver og projektaktiviteter
- En projektressource plan som definerer hvilke ressourcer der skal anvendes hvornår
En virksomhed har ofte flere eller mange projekter i gang på en gang, og koordineringen af disse, kaldes projektporteføljestyring eller blot porteføljestyring. Her bliver kapacitetsstyring vigtig, idet man så skal koordinere og allokere ressourcerne i forhold til de enkelte projekter under hensyntagen til den samlede ressourcekapacitet. Så kapacitetsstyringen går ud på at planlægge de nødvendige ressourcer på projektet under hensyntagen til den samlede mængde af ressourcer der er til rådighed.
Da de fleste virksomheder er projektorienterede, er der et stort behov for at kunne styre projekterne i virksomheden. Projektstyring er en disciplin som typisk er mere eller mindre it understøttet, nogle virksomheder har arbejdet mange år med at effektivisere deres projektstyring og de projektstyringsværktøjer de anvender, mens andre er i gang med digitaliseringen af deres projektstyringsprocesser.
IT Projektstyringsværktøjer:
Mange virksomheder benytter i dag et såkaldt ERP-system. ERP-Systemet håndterer virksomhedens transaktioner, og typiske moduler er finans- og økonomistyring, salgs-, og ordrebehandling, produktionsstyring, indkøb, lagerstyring og i nogle virksomheder også projektstyringen. ERP-systemet er kendetegnet ved at alle moduler og transaktioner er tæt forbundne, og derfor kan det være en fordel at udnytte disse sammenhænge i ERP-Løsningen til at understøtte sin projektstyring. Projektstyringen hænger typisk tæt sammen med både Salgs- og ordrestyring, lagerstyring, indkøbsprocessen, kapacitetsstyringen og økonomistyringen i virksomheden.
I praksis skal it-værktøjer derfor understøtte mange forskellige discipliner og arbejdsområder, som i sidste ende er afhængig af den enkelte virksomheds arbejdsform og graden af digitalisering på projektområdet. Hos Elite IT har vi i mange år arbejdet intensivt med at effektivisere og digitalisere projektstyringen hos virksomheder og vores projektstyringssoftware er bygget som et Add-on(tillægsprodukt) til projektmodulet i ERP-Løsningen Microsoft 365 Business Central, tidligere kaldet Navision og Dynamics NAV. Dette er vigtigt da projektløsningen dermed bevarer alle sammenhænge til de andre standard Moduler i ERP-Løsningen (Dynamics 365 Business Central). Der er dermed fuld integration til for eksempel økonomistyringen hvor man kan anvende standard Navision til at efterkalkulere om man holder budgettet på projektet.
De projektstyringsværktøjer vi har lagt speciel vægt på hos Elite IT for at øge vores kunders effektivitet er:
Planlægningsprocessen
Effektiv planlægning og ressourceallokering er essentiel for succesfuld projektudførelse. Løsningen omfatter enkel manuel eller automatisk opgaveoprettelse, samt simpel grov planlægning af projektopgaverne i tid. Der er funktioner til at skabe overblik og oprette finplanen hvor medarbejdernes tid er allokeret til de projektopgaver der ligger i projektet. I praksis vil man typisk anvende forskellige skabeloner for hurtig oprettelse af projektet og de tilhørende projektopgaver, og dermed også standardisere de projekttyper man arbejder med. Den grove planlægning i tid kan startes, og ressourcerne kan allokeres automatisk og manuelt med visuel træk og slip i Gantt planen. Gantt planen skaber et visuelt overblik over projektopgaverne og deres forløb i tid. Desuden kan budgettet for projektet fastlægges for efterfølgende projektopfølgning og efterkakulation.
Du kan se et eksempel på det visuelle overblik via Gantt-planen her:
Integreret og simpel tidsregistrering
I ERP-Systemer benævnes projektstyring også nogle gange Time-sagsstyring, fordi timeregistrering ofte er en ret central funktion i løsningen. Det er vigtigt at kunne allokere medarbejdernes tid effektivt og korrekt til deres opgaver, som skaber grundlag for den økonomiske opfølgning og efterkalkule. I Elite It projektstyringsløsningen er der derfor lagt stor vægt på at denne funktion bliver så let tilgængelig for medarbejderne som muligt. Der kan registreres direkte på opgaver, eller i et separat vindue med overblik oven ugens timer – der er også mulighed for at registrere på mobiltelefonen.
Dokumentstyring
Dokumenthåndteringen i projektsammenhæng er ofte yderst vigtig, det kan være tegninger og manualer og projektdokumentation mv. Med løsningen er der masser af muligheder for at vedhæfte dokumentation på opgave- og serviceopgaveniveau.
Du kan læse mere om dokumentstyringen her:
Opgave Chat og kommunikationslog
Løsningen giver også mulighed for at knytte chat sammen med de enkelte opgaver. Dermed knyttes kommunikationen løbende til de opgaver den vedrører – dette medvirker til at koordinering og udførelsen bliver mere gennemsigtig og enkel.
Sammenhæng til Standard funktionalitet
Det er vigtigt at løsningen integrerer direkte til standardprojektmodulet. Dermed kan alle standard funktioner i Business Central/Navision hele tiden anvendes. Som eksempel kan Standard indkøbsprocessen implementeres for at indkøbe og evt. lagerføre til projekterne. Et andet eksempel kunne være at hele omkostningsberegningen og Varer i Arbejde anvender standarder i økonomistyringsløsningen (Business Central / Navision).
Effektiv Planlægning, tidsregistrering, dokumentstyring, opgavekommunikation og integration med standardfunktionalitet bidrager til en vellykket projektudførelse.
Med Elite IT’s værktøj får projektlederen de bedste værktøjer til at planlægge, lede, koordinere og følge op på aktiviteterne i et projekt.
Har du lyst til at høre mere om Projektstyring fra Elite IT så kontakt os på tel. 8816 8810 eller på info@eliteit.dk