FORRETNINGSNØRDER OG SOFTWARESNEDKERE

Elite IT - Business Central / Dynamics NAV

Elite IT

Vi er forretningsnørder og softwaresnedkere med en
stærk passion for forretningsprocesser og Business Central

Ny Bogføringslov

Ny Bogføringslov og håndtering i Business Central

Den nye bogføringslov træder i kraft i regnskabsår fra og med 1. juli 2024. Loven er gældende for selskaber, der er regnskabspligtige efter årsregnskabsloven som eks. ApS og A/S. Herunder gennemgås bl.a. de krav, den nye bogføringslov stiller til virksomheder, og en beskrivelse af, hvordan disse krav understøttes i Business Central.

Grundlæggende krav i den nye bogføringslov

I den nye bogføringslov stilles der krav til tre grundlæggende punkter:

  • Bogføring og opbevaring
  • IT-sikkerhed
  • Automatisering af bogføringsprocesser

Microsoft Business Central er opført på Erhvervsstyrelsens liste over registrerede bogføringssystemer pr. 21.12.2023, og denne registrering er ensbetydende med at systemet leverer funktionalitet således at Bogføringsloven kan overholdes.

Versioner af Business Central fra før denne dato samt tidligere NAV versioner kan kræve tilpasninger eller evt. opdatering til nyeste Business Central version for at være i stand til at overholde kravene i den nye bogføringslov.

Hvad er et registreret standard bogføringssystem?

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som er kontrolleret af Erhvervsstyrelsen. Når et bogføringssystem er kontrolleret for, om det lever op til lovkravene, kommer det på den offentlige liste over registrerede digitale bogføringssystemer.

Krav og overholdelse i Business Central

Bogføring og opbevaring

Bogføring og opbevaring dækker over krav til finansposteringer og opbevaring af bilag i digital form.

Minimumskrav ved registrering af enkeltposteringer

Krav: Det digitale standardbogføringssystem skal indeholde felter, hvor virksomheden kan give oplysninger om følgende forhold ved registrering af hver enkelt transaktion:

  • Bogføringsdato (for eksempel betalingsdato, købsdato mv.)
  • Beløb
  • Bilagsnummer, fakturanummer mv.
  • Bogføringsbeskrivelse
  • Valutakurs på bogføringsdatoen el. en anden omregningsfaktor, hvis bogføringen er sket i fremmed valuta.

Business Central overholder dette ved:

Alle transaktioner, der indtastes i Business Central, indeholder en posteringsdato, et beløb, et modtagelsesnummer/dokumentnummer og en transaktionstekst/beskrivelse. Alle finansposteringer opbevares udelukkende i DKK. Hvis det oprindelige dokument har en anden valuta end DKK, findes disse oplysninger i en undertabel, der er knyttet til finansposten. Alle disse oplysninger kan findes på siden Finansposter. Siden Finansposter indeholder oplysninger om hver transaktion, herunder bilagsnummer, oprettelsesdato og -klokkeslæt, bruger-id’et for, hvem der oprettede transaktionen, og dens kildekode.

Bogføringssystemet skal for hver postering sikre at der tildeles:

  • Bogføringsdato
  • Fortløbende bilagsnummer
  • Initialer eller bruger ID på den person der bogfører posteringen
  • At systemet gemmer ændringer i registreringer, for eksempel ved at ukorrekte posteringer kun kan ændres ved at lave nye, korrigerende poster
  • Bogførte posteringer kan ikke ændres, tilbagedateres eller slettes.

Business Central overholder dette ved:

Der oprettes et revisionsspor for hver transaktion (finanspost) ved bogføring, der registrerer oprettelsesdatoen og endda oprettelsestidspunktet sammen med bruger-id for den person, der registrerede en transaktion. For hver revisionssporpost kan du også få vist en nummerkolonne, som angiver det systemoprettede løbenummer for finansposterne.

Finansposter og alle undertabeller har unikke systembaserede bilagsnumre, som gør det muligt at definere hver nummerserie som fortløbende.
Når en transaktion er bogført, kan transaktionen ikke redigeres eller slettes. Rettelser til transaktionen skal foretages gennem en tilbageførsel postering og derefter en ny postering for at registrere ændringerne. Korrektion kan udføres manuelt eller ved hjælp af tilbageførsel fra posteringerne for fuldstændig tilbageførsel af transaktion. Men under alle omstændigheder oprettes tilbageførsels transaktion som en ny transaktion uden at ændre oprindelige værdier.

Opbevaring af bilag i digital form

  • Købsbilag som kvitteringer, fakturaer, kreditnotaer mv. skal kunne gemmes digitalt i systemet
  • Salgsbilag som fakturaer, kreditnotaer, kassebilag mv. skal enten genereres automatisk og lagres digitalt eller kunne gemmes digitalt i systemet som et billede, en scannet eller vedhæftet fil.

Business Central overholder dette ved:

Business Central understøtter lagring af vedhæftede filer til købs- og salgsfakturaer og enhver anden post i en tabel, der er tilgængelig for brugere via brugergrænsefladen. For at understøtte obligatoriske vedhæftede filer til købs- og salgstransaktioner har Business Central en standardopsætning for digitale bilag, hvor der kræves obligatorisk vedhæftning for salgs- og købstransaktioner og ikke tillader bogføring af disse dokumenter uden vedhæftede filer. For mere automatisering opretter salgstransaktioner automatisk salgsdokumenter og vedhæfter dem til denne transaktion uden brugerinteraktion. Men brugeren kan tilføje flere dokumenter, hvis de vil.

Opbevaring og sikring af data

  • Bogførte poster er sikret mod ændring, tilbagedatering eller sletning
  • Alle data og digitale bilag er opbevaret i et struktureret og maskin-læsbart format i fem år efter udgangen af et regnskabsår uanset om et kundeforhold er ophørt eller en kunde er gået konkurs eller selskabet er tvangsopløst
  • Krypterede data og digitale bilag skal kunne dekrypteres til et struktureret og maskinlæsbart format.

Business Central overholder dette ved:

Business Central understøtter opbevaring af virksomhedens registrerede transaktioner og digitale bilag. Transaktionsposter, der én gang er oprettet, kan ikke slettes eller ændres via brugergrænsefladen i Business Central, og virksomheden kan heller ikke slettes fra det øjeblik, hvor virksomheden er blevet udråbt som produktionsselskab og registreret hos Nemhandel. Business Central forhindrer også tilbagedatering af den registrerede transaktion, hvilket betyder, at bogført posteringsdato ikke kan redigeres og ændres. Standardfunktionaliteten i Business Central giver brugerne mulighed for at bogføre posteringer, der er dateret i den seneste periode (dato, uge, måned siden), men i denne situation er der oplysninger om oprettelsesdato og oprettelsestidspunkt for en post.

Business Central understøtter også lagring af filer som vedhæftede filer (kvitteringer eller digitale bilag) til købs- og salgsfakturaer og enhver anden post i en tabel, der er tilgængelig for brugere af Business Central via brugergrænsefladen. Alle vedhæftede dokumenter gemmes i databasen, så sikkerhedskopiering af databasen gemmer også vedhæftede filer. Disse typer vedhæftede filer kan ikke slettes, når dokumentet bogføres, og der oprettes finansposter.

I løbet af systemets brugstid kan myndighederne få adgang til alle transaktioner og digitale bilag direkte via brugergrænsefladen fra brugerne, da databasen altid er aktiv og tilgængelig. Men selv i tilfælde af, at brugeren ikke ønsker at give adgang til transaktionsoptegnelserne, eller endda i tilfælde af opsigelse af kundeforhold med Microsoft eller virksomhedens konkurs eller tvungen opløsning, kan Microsoft give adgang til transaktionsmæssige og digitale bilag.

Alle disse transaktionsdata og de originale dokumenter, der findes i regnskabssystemet, bruges som en kilde til daglig dataeksport i det kontobeskyttede Azure-lagermiljø, hvor de ikke kan ændres, tilbagedateres eller slettes af virksomheden, da denne proces foregår på platformsniveau uden brugeradgang. Legitimationsoplysningerne til lagerkontoen opbevares i Azure Key Vault, og dataene i lageret beskyttes mod potentiel manipulation.

IT-Sikkerhed

Systemet skal opfylde kendte standarder for IT-sikkerhed, inklusiv bruger- og adgangskontrol, og sikre automatisk backup af posteringer og bilag.

Krav: Netværkssikkerhed, adgangsstyring, leverandørstyring, backup, logning, beredskab og genetablering samt databeskyttelse.

Business Central overholder dette ved:

Microsoft leverede følgende dokumenter:
Registreringsbevis for Information Security Management System – ISO/IEC 27001:2022 og
Microsofts tillæg om databeskyttelse for produkter og tjenester.

Disse dokumenter bekræfter, at systemet har et højt IT-sikkerhedsniveau, og at sikkerhedsniveauet er baseret på en risikovurdering.

Automatisering af bogføringsprocesser

Hovedkrav:
Understøttelse af automatisering af administrative processer, inklusiv automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer og mulighed for at indtaste i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede regnskabssystemer.

Udveksling af fakturaer:
Krav: Det digitale standard bogføringssystem supporterer automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer via Nemhandel i OIOUBL format eller Peppol BIS format.

Business Central overholder dette ved:

Elektronisk faktureringsfunktionalitet i Business Central giver mulighed for at generere elektroniske udgaver af forretningsdokumenter (debitorfakturaer eller debitorkreditnotaer) i påkrævede formater (OUOUBL og Peppol BIS) og udføre efterbehandling af genererede elektroniske dokumenter, for eksempel sende det til forskellige destinationer samt importere elektroniske kreditordokumenter (kreditorfakturaer eller kreditorkreditnotaer) til systemet fra forskellige eksterne kilder. Da brugerne har brug for at sende elektroniske dokumenter direkte, kan de gøre det via Access Point-tjenesteudbyder(e), hvor Business Central fungerer som transportlag for afsendelse af oprettede PEPPOL- og OIOUBL-standardkompatible XML-e-fakturaer samt modtagelse, oversættelse og import af XML modtaget i tidligere nævnte formater som krævet ved lov.

Meddelelser er baseret på en kombination af synkron og asynkron API-kommunikation med en adgangspunkttjenesteudbyder. Alle typer oplysninger om evnen til at behandle indgående fakturaer og forretningsbrugeres meddelelser om godkendelse eller afvisning af dokumenter fungerer baseret på foruddefineret korrekt meddelelsesbehandling.

Bankafstemning

Krav: Det digitale standardbogføringssystem skal understøtte muligheden for at afstemme virksomhedens bogføring med virksomhedens bankkonto ved direkte kommunikation med bank eller ved at importere en CSV-fil med bankposter til bogføringssystemet:

  • Bogføringssystemet sikrer, at bankkontoen er repræsenteret i kontoplanen, og at den kan afstemmes med de indlæste bankposter.
  • Der vises en klar forskel i bogføringssystemet, hvis poster, der er indlæst fra banken, ikke er afstemt.

Business Central overholder dette ved:

Business Central leverer en samlet løsning, der opfylder kravene i det digitale standard bogføringssystem, der understøtter muligheden for at afstemme virksomhedens bogføring med virksomhedens bankkonto. Det understøtter avanceret bankafstemning, så du kan importere elektroniske kontoudtog i forskellige formater, herunder CSV, og automatisk afstemme dem med banktransaktioner i systemet.

Offentlig standardkontoplan

Krav: Det digitale standardbogføringssystem understøtter muligheden for at anvende en offentlig standardkontoplan:

  • Virksomheden anvender den offentlige standardkontoplan direkte i bogføringssystemet.
  • Mapning af bogføringssystemets standardkontoplan til den offentlige standardkontoplan. Bogføringssystemet giver et værktøj, der gør det muligt for kunden at mappe sin egen kontoplan til den fælles offentlige standardkontoplan på en enkel måde.

Business Central overholder dette ved:

I Business Central kan ét regnskab kun bruge én kontoplan til bogføring i finansposter. Brugere kan konfigurere kontoplanen til at være den samme som den danske offentlige standardkontoplan manuelt eller under initialiseringen af SAF-T-appen.

Hvis brugerne allerede har oprettet en hovedkontoplan, der er forskellig fra den offentlige standardkontoplan, eller hvis de vil bruge en anden af andre årsager, kan de altid have mappet kontoplanen med den offentlige standardkontoplan på siden ”Tilknytning af finanskonto”. Dansk offentlig standardkontoplan opsættes som standard i systemet på siden Standardkonti.

Momskoder

Krav: Bogføringssystemet giver et værktøj, der gør det muligt at knytte egne momskoder til standard momskoder på en enkel måde.

Business Central overholder dette ved:

Business Central indeholder opsætningsmulighed for tilknytning af momskoder, der bruges i momstransaktioner, til offentlige standardmomskoder (offentlig standardmomskontoplan) på en enkel måde til rapportering af Standard Audit File for Tax (SAF-T).

Hvis du vil bruge denne funktion, skal du på siden SAF-T for momsbogføring knytte en momsbogføringsgruppeopsætning til Momsrapporteringskode og Momsrapporteringskode for køb.

Bogføringsguide

Krav: Det digitale standardbogføringssystem skal understøtte korrekt bogføring vha. en bogførings- eller regnskabsguide:

  • En bogførings guide/assistent er indarbejdet i bogføringssystemet for at hjælpe med virksomhedens registreringer
  • Bogføringssystemet indeholder regnskabs instruktioner og/eller links to regnskabs instruktioner/guides fra 3. part.
  • Bogføringssystemet skal understøtte at brugere kan indtaste en regnskabsvejledning for den enkelte konto.

Business Central overholder dette ved:

Business Central har udgivet bogføringsvejledning på sit officielle læringswebsted med en oversigt over bogføringsprocesser, herunder regler, procedurer og andre retningslinjer i Business Central: Regnskab og bogføring.

Men vigtigere er det, at Business Central har en kontekstbaseret assistent indarbejdet. Denne assistent indeholder links til oplysninger, der er relateret til den aktuelle side, og instruktioner til at arbejde med den relevante proces.

Rundvisningen er et vigtigt element i uddannelsen af brugere om Business Central-sider og -koncepter. En tur er en sekvens af undervisningstips. Undervisningstip kan defineres på sideniveau, sideundervisningstip og efterfølges af undervisningstip på kontrolniveau, kontrolundervisningstip.

Det er også muligt at forbinde systemet med communitysupport og instruktioner ved hjælp af linket til Forum i ruden Hjælp.

Det er også muligt at tilføje mere indhold via brugeres eller partneres indhold, men denne udvidelse kræver en anden konfiguration.

Deling af bogføringsdata

Krav: Det digitale standardbogføringssystem understøtter deling af virksomhedens bogføringsdata ved at:

  • Bogføringssystemet gør det muligt at generere en standardfil, som defineret af myndighederne.
  • Bogføringssystemet kan eksportere en standardfil, som defineret af myndighederne, til en anden udbyder af bogføringssystemer.
  • Bogføringssystemet kan indlæse oplysningerne i en standardfil, der er defineret af myndighederne, så de er tilgængelige for kunden.

Business Central overholder dette ved:

Business Central understøtter generering af Standard Audit File for Tax (SAF-T) i XML-format indført ved bogføringsloven i juli 2022 i henhold til skema defineret af “Danish SAF-T Financial data, version 1.0”, udgivet af Erhvervsstyrelsen, 11/2022. Business Central kan også indlæse eksisterende SAF-T-filer, der er hentet fra eksterne systemer, og gemme dem i databasen som en fil. Flere detaljer om denne funktion i Export the SAF-T audit file format i Denmark.

Dannelse af fil til ”Regnskab Basis”

Krav: I bogføringssystemet kan oprettes en CSV-fil med virksomhedernes bogføringsdata til Regnskab Basis.

Business Central overholder dette ved:

Business Central understøtter dannelse af en CSV fil med virksomhedens bogføringsdata i henhold til “Vejledning til upload af regnskabsfil i Regnskab Basis “.

Indrapportering af moms via VAT API

Krav: Bogføringssystemet kan understøtte indberetning af moms via Skattestyrelsens moms-API.

Business Central overholder dette ved:

Business Central understøtter indberetning af momsangivelse via Skattestyrelsens moms-API og opdaterer statusser givet af myndigheder, men gør det også muligt at downloade svarmeddelelser.

Besked om rapportering i Nemhandelsregisteret

Krav: Besked om evt. manglende registrering I Nemhandelsregisteret og funktionalitet til registrering I Nemhandelsgisteret.

  • Det digitale standardbogføringssystem skal udsende en besked til systemets eksisterende kunder, efter at systemet er registreret hos Erhvervsstyrelsen, og når nye kunder er registreret i systemet, med besked om muligheden for at blive registreret i NemHandelsregistret.

  • Ved opsætning af systemet eller ved direkte besked til systemets eksisterende kunder skal det digitale standardbogføringssystem kunne vise oplysninger om og registreringsfunktionalitet for NemHandelsregistret. Kunder skal kunne tilkendegive, at de ønsker at blive registreret i NemHandelsregisteret og give samtykke hertil og dermed blive registreret deri. Det godkendte bogføringssystem skal herefter håndtere registreringen af systemets kunder i NemHandelsregisteret ud fra de til enhver tid gældende standardfunktioner og krav i NemHandel.

Business Central overholder dette ved:

Hvis virksomheden ikke er registreret i NemHandelsregistret, vises en meddelelse herom øverst på skærmen sammen med en vejledning i, hvordan du tilmelder dig. Hvis virksomheden er registreret, kontrollerer Business Central, om CVR-nummeret på siden Virksomhedsoplysninger findes som registreret i NemHandelsregisteret, og hvis det findes, vil meddelelsen ikke fremgå, og denne virksomhed vil blive markeret som ‘registreret i NemHandelsregisteret’.

For at starte registreringen skal brugeren vælge på linket Registrer i NemHandelsregistret. Når brugeren er færdig med registreringen i NemHandelsregistret, forsvinder notifikationen

Kilde:

Ovenstående er et sammendrag af indholdet på nedenstående link:

Compliance with the bookkeeping act in Denmark – Business Central | Microsoft Learn

Krav til tidligere versioner.
Nedenstående fil indeholder ”Bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven”.