Software-og app-udvikling Mobile løsninger Systemintegration til NAV 88 16 88 10 info@eliteit.dk
Digitalisering: Husk at forandring drejer sig om mennesker!
30-04-2019

Et nyt IT-system vinder aldrig indpas i din virksomhed, hvis brugerne ikke kan lide systemet, så hvordan får du alle med?

 

Vi har implementeret rigtig mange IT-løsninger i vores ti år på markedet, og gjort os ligeså mange erfaringer; den vigtigste er uden tvivl, at et IT-projekt kun kan lykkedes, hvis medarbejderne kan følge med.

Der er mange forskellige dynamikker på spil i en virksomhed, i forhold til roller, personligheder og aldersgrupper, som man skal tage højde for, og deri ligger den største udfordring. 

Det er afgørende for projektets succes, at medarbejderne kan lide projektet, forstår deres opgaver og deres nye værktøjer, så hvordan får du det til at lykkedes?

 

Læg en plan for implementeringen

Når man går i gang med et at implementere et nyt system, så kan det være fristende at rulle hele løsningen ud på en gang. Men, det er sjældent den bedste tilgang. 

Det er en klar fordel at dele implementeringen op i mere spiselige bidder. Dine medarbejdere skal nemlig kunne følge med, og derfor giver det bedst mening at tage tingene i trin.  

Det er umuligt at lære folk alle de nye værktøjer, som de skal bruge, på en gang, og derfor skal man starte med de centrale processer, dvs. det der er essentielt for at virksomheden kan fungere og fakturere, for det må naturligvis aldrig gå i stå.

 

Tag jer god tid til undervisning

For hvert trin i går igennem, skal der være afsat tid til at undervise brugerne, så de ikke får mast det hele ned i halsen på én gang, da det hurtigt vil blive uoverskueligt.

Sørg for at lave en aftale med jeres leverandør om at få lagt undervisning ind i planen, og det kan være en fordel at få udarbejdet brugermanualer til specifikke processer og roller.

Det vil desuden være en god idé at træne et par af de mest computer-skarpe medarbejdere som superbrugere, så de kan agere support for de øvrige medarbejdere på sigt.

Tidspres og manglende undervisning kan lynhurtigt afspore et ellers velgennemtænkt IT-projekt, så det er essentielt at undervisningen har en høj prioritet i projektet.   

 

Forvent lidt modstand

Ikke alle er lige vilde med forandringer, og det samme gælder dine medarbejdere, så modstand fra medarbejdere vil ofte være en hindring i projektet.

Det er helt normalt, så derfor er det også værd at identificere hvem der har udfordringer, så du kan få dem ombord på projektet tidligt i forløbet.

Særligt blandt det lidt ældre segment er der mange, som ikke er ”digitalt indfødte”, hvor et nyt IT-system kan virke som en større udfordring, så dem skal der tages hånd om, så de ikke afsporer projektet ved at tale det imod.

Men, det er værd at huske, at alle medarbejdere vil virksomhedens bedste, så hvis man får modstanderne omvendt, så vil de ofte være de største fortalere for projektet.

 

Lad ledelsen gå forrest

Ledelsen i virksomheden er vant til at sætte retningen, og de er procesejerne, så det er væsentligt at alle i leder-roller er 100% ombord på projektet – helt fra starten.

Det kan være en udfordring, da de bliver taget ud af deres komfortzone, hvor de ikke længere har alle svarene, og det kan være fristende for dem at konkludere, at de gamle metoder var bedre, fordi det er velkendt.

Ledelsen har ofte også reelle bekymringer, som skal frem i lyset, og de bekymringer skal naturligvis adresseres, så de kan gå forrest i ændringen, og samtidig beholder deres status og ekspert-rolle. Hvis de tror på projektet, så skal resten af medarbejdere nok følge med.  

Husk derfor, at tage hånd om procesejerne først, og gør dem delagtig i projektets succes, så de også føler et ejerskab for at projektet lykkedes. 

 

Feedback fra brugerne er guld værd

En af værste fejl man kan begå i et IT-projekt, er ikke at lytte til dem, som arbejder med værktøjerne hver dag, for deres observationer og feedback er guld værd.

Hvis de fejl og begrænsninger, som de oplever, får lov at forblive i systemet, vil det uden tvivl skabe modstand. Derimod, så kan det skabe en mere effektiv hverdag, hvis man tager brugernes feedback til efterretning.

Dine medarbejdere ved hvor skoen trykker, så lyt til dem.

 

Skal du i gang?

Ledelse i en virksomhed under forandring er altid en stor udfordring, så vi håber vores anbefalinger kan hjælpe dig, hvis du står foran at implementere et nyt IT-system.

Hvis du spørgsmål, eller gerne vil have hjælp til at komme i gang, så ring til os på 88 16 88 10.

Vil du læse om, hvordan du kommer i gang med digitalisering, så klik her!