Software-og app-udvikling Mobile løsninger Systemintegration til NAV 88 16 88 10 info@eliteit.dk
8 Essentielle råd til dit ERP-skift | Elite IT
30-11-2018

Undgå de dyre fejl, med vores korte guide til et smertefrit IT-skift.

 

Det er værd at tænke sig rigtig grundigt om, hvis du står foran en stor investering i ny IT-logistik, for dine beslutninger kommer til at påvirke din forretning langt ud i fremtiden. Forkerte beslutninger kan være forskellen på, om du får et velfungerende IT-system, eller om du ender tilbage, hvor du startede – med behov for et nyt IT-system.  

Men hvordan kan du sikre dig, at du ikke går galt i byen med din investering? Det har vi heldigvis svaret på; Vores medarbejdere har set hundredvis af implementeringer, hos hundredvis af forskellige virksomheder, og vi har kogt alle vores erfaringer ned til en kort guide, som klæder dig på til at tage de store beslutninger.

 

1: Vælg den rigtige samarbejdspartner

Det mest afgørende for, at du får det bedste IT-system til din virksomhed, er at du vælger en den rigtige samarbejdspartner.  

Det er helt afgørende, at din samarbejdspartner forstår din forretning, og de udfordringer som systemet skal hjælpe med at løse.

Kig efter en partner med branche-erfaring, hvor der en god og konstruktiv dialog. Og det er altid en god idé at tjekke anmeldelser, og naturligvis forhøre dig med dit netværk.

Det er desuden en god idé at lave en kravspecifikation inden du går ind i dialog med en samarbejdspartner, så du er sikker på, at de kan løse dine vigtigste problemstillinger.  

 

2: Vælg det rigtige ERP-system

At vælge det rigtige system kan være en jungle, men med et par gode tommelfingerregler kan man forsimple processen betydeligt:

  • Vælg blandt de største og mest anvendte systemer. Der finder du de skarpeste og mest gennemtestede produkter. Det er sjældent den billigste løsning, men det vil tjene sig ind på sigt, og du vil have friheden til at skifte samarbejdspartner.
  • Undgå branche-specifikke systemer, da det begrænser dine muligheder drastisk, både på potentielle samarbejdspartnere, mulighed for integrationer og meget andet.
  • Undgå at udvikle dit eget system fra bunden, da du betaler for arbejde, som andre allerede har gjort. Du får et system med flere fejl, og du betaler mere for det. Desuden hænger du på din udvikler til evig tid, da det vil være svært for andre at overtage projektet.
  • Dit nye system skal naturligvis integreres med eksisterende forretningssystemer, ellers er det ubrugeligt.

 

3: Standard-moduler og integration

Der er store besparelser at hente i de små marginaler, og derfor er det væsentligt, at du integrerer så mange systemer som muligt i dit ERP, da mange små tidsbesparelser på sigt vil udgøre en stor værdi.

Derfor findes der allerede et hav af standard-moduler til at varetage mange forskellige funktioner og integrationer. Dem kan du med fordel købe dig til, fremfor at få programmeret unikke moduler.

Det vil være langt den billigste og mest stabile løsning, at bruge standard-moduler så meget som muligt, men du skal forvente, at der vil være en vis grad af unik tilpasning til din virksomhed.   

 

4: Sæt tid af til processen

Hvis man skal ramme rigtigt med et nyt IT-system, første gang, så skal man betragte det som en proces, hvor der skal være plads til fleksibilitet og udvikling.

Vi anbefaler derfor, at man deler projektet op i faser. Dermed minimerer man kompleksiteten i starten af projektet, og man kan drage nytte af det man lærer i det videre forløb. 

Det er værd at holde sig for øje, at de mest grundlæggende forretningsprocesser, dvs. fakturering, indkøb mm. er meget ens på tværs af virksomheder, hvilket er grunden til at ERP-systemer eksisterer i det hele taget. Derfor giver det mening at starte med et solidt standard-system, som løser de essentielle problemstillinger, og når det er ordentligt i drift, så kan der bygges på med flere funktioner og integrationer.  

Der skal naturligvis være en klar plan, for at udbygge systemet ud fra din overordnede kravs-specifikation, men sørg for, at der er plads til at lytte til feedback og erfaringer fra dine medarbejdere, da det kan give anledning til væsentlige ændringer og nye tilføjelser. 

 

Et par gode råd til processen:  

  • Afstem dine forventninger med din samarbejdspartner. Det er vigtigt, at der er et klart mål fra starten af projektet.
  • Læg en klar plan for både udvikling, implementering og drift, og budgettér efter den tidsramme I arbejder indenfor.
  • Inddel projektet i faser, bestemt ud fra hvor vigtige funktionerne er.
  • Sørg for at udpege en eller flere projektansvarlige i din virksomhed, som er tovholdere på projektet.

 

5: Hosting, on-premise eller cloud?

Der er både for og imod alle typer løsninger, og der bør I naturligvis rådføre med jeres samarbejdspartner, omkring hvad der er det rigtige for jer.

 

Hvad er forskellen?

  • On-premise: Den traditionelle løsning hvor lokale servere på virksomheden hoster systemet. Det giver fuld frihed, men flere omkostninger. Desuden er I selv ansvarlige, hvis jeres teknik fejler.
  • Hosting: Jeres samarbejdspartner hoster jeres løsning på deres server-anlæg, dvs. at systemet kører på deres servere, som I kan tilgå. Typisk en stabil løsning, hvor I får den samme frihed, som hvis I hoster lokalt på virksomheden, men I er ikke ansvarlige for driften af hardware. 
  • Cloud: I denne løsning hostes jeres system på eksterne servere, fx Microsofts Azure-netværk, hvis det f.eks. er en Dynamics NAV-løsning. Denne løsning giver typisk visse begrænsninger, fx i forhold til hvor meget systemet kan tilpasses til netop jeres virksomhed, men til gengæld får I totalt stabile servere.

 

6: Hold fokus på hvad kunderne ser

Det er essentielt, at outputtet til jeres kunder, dvs. interfaces, fakturaer eller dokumenter, som de har adgang til, er i orden tidligt i processen. Det er jeres ansigt udadtil, og det reflekterer negativt på jer som virksomhed, hvis det ikke er i orden.

 

7: Test systemet med dine medarbejdere

Dine medarbejdere er din primære målgruppe; De skal bruge jeres nye IT-system hver evig eneste dag, så det er altid værd at tage sig tid til at teste systemet sammen med dem, og tage deres konstruktive kritik med i udviklings-forløbet. 

Det vil på den lange bane give gladere medarbejdere, og spare din virksomhed for en masse arbejdstimer.

 

8: Træn dine medarbejdere

Når jeres nye system er klar til at gå i drift, så er det utrolig væsentligt, at der er sat rigelig med tid af til at træne dine medarbejdere.

Det kan hurtigt skade effektiviteten, hvis dine medarbejdere ikke kan arbejde effektivt i dit ERP-system fra starten, eller nogen ser sig sure på systemet på grund  af manglende træning.

Det er derfor en god idé at træne én eller flere medarbejdere som superbrugere, så der er en lokal ekspert som dine andre medarbejdere kan gå til, hvis de støder i problemer.

 

Afsluttende bemærkninger

Tak fordi du læste med på vores korte guide. Vi lever af at levere komplette IT-løsninger til vores kunder, og vi håber at vores erfaringer vil komme dig til gode, når du skal tage dit næste afgørende IT-valg. 

Hvis du har nogen kommentarer til artiklen, eller ønsker at snakke med en af vores IT-konsulenter, så er du altid velkommen til at kontakte os!

 

Kontakt os for en snak om hvordan du kan lade it hjælpe dig

 

Med venlig hilsen

Elite IT-teamet